Šablony e-mailů – uhrazení dokladu

Pomocí šablony e-mailu o uhrazení dokladu za vás systém automaticky zašle informaci o zaplacené faktuře vašemu zákazníkovi i vám.

Aby vše správně fungovalo, nezapomeňte u všech svých kontaktů v adresáři vyplnit e-mailovou adresu.

Použití šablony

E-mail s informací o uhrazení dokladu můžete používat:

• Ve Vyfakturuj.cz u všech vystavených dokladů.
• V SimpleShopu:
  • u ručně vystavených dokladů,
  • u pravidelných faktur a opakovaných plateb.

Šablona může sloužit jako:

• Poděkování zákazníkovi za přijatou platbu.
• Zaslání daňového dokladu k zálohové platbě (na základě objednávky, výzvy k platbě, proformy nebo zálohové faktury). Pokud máte nastavené párování s bankou, celý proces probíhá automaticky a vy se nemusíte o nic starat.
• Informace pro vás o uhrazeném dokladu (a zároveň přijaté platbě).

Nastavení

V Nastavení přejděte na Faktury → Nastavení e-mailů.

Nastavení ve Vyfakturuj.cz

Nastavení v SimpleShopu

Automatické odesílání e-mailu

Vyberte, zda a komu má být e-mail automaticky odeslán ve chvíli, kdy bude faktura v systému označena jako uhrazená (automaticky nebo manuálně).

Možnosti jsou následující:

• Neposílat (automatické odesílání je vypnuto).
• Posílat odběrateli faktury (e-mail se odešle na adresu odběratele uvedenou na faktuře).
• Posílat pouze na můj e-mail (e-mail se odešle na adresu uvedenou ve Fakturačních údajích).

Do políčka Kopie/Skrytá kopie si můžete zadat libovolnou e-mailovou adresu, na kterou systém mail odešle kopii zprávy.

Úpravy šablony

Text e-mailu upravte podle své potřeby. Jako přílohu e-mailu je možné připojit příslušný doklad v PDF.

Pomocí tlačítka Obnovit výchozí nastavení zrušíte provedené změny a vrátíte text e-mailu do původní přednastavené podoby.

Úpravy pomocí HTML

Text e-mailu můžete upravit pomocí základních HTML značek a CSS stylů a změnit tak např. barvu písma, velikost či zvýraznění ztučněním nebo kurzívou.

Příklad:

• <b>tučný text</b>
• <i>text kurzívou</i>
• <span style="color:blue;">text modře</span>
• <span style="font-size:16pt;">text ve velikosti 16</span>

Podrobné informace k HTML/CSS včetně příkladů najdete např. na https://www.jakpsatweb.cz/.

Proměnné

Proměnné v závorkách slouží k tomu, aby systém mohl automaticky vložit údaje týkající se konkrétní faktury. Vysvětlivky k proměnným najdete v dolní části stránky. Formulář po dokončení úprav nezapomeňte uložit.

Manuální odeslání e-mailu

Informaci o přijetí platby můžete vašim zákazníkům také odeslat manuálně z detailu uhrazeného dokladu (Menu → Poslat → Poslat info o uhrazení). E-mail lze před odesláním ještě upravit.

Ve Vyfakturuj.cz

V SimpleShopu