Nastavení formátu číselných řad je možné u všech typů dokladů. Pokud s číselnými řadami nemáte zkušenosti, inspirujte se v článku Jak na číslování faktur? Čistě logicky.
Obsah
Nastavení
Číselné řady najdete v Nastavení → Faktury → Číselné řady.
Pro plátce a neplátce DPH se nabídka dokladů pro úpravy číselných řad mírně liší. Plátci DPH mají k dispozici daňový doklad a opravný daňový doklad, zatímco neplátci v přehledu najdou příjmový a opravný doklad.
Úprava formátu číslování
U každého typu dokladu je vždy přednastavena jedna číselná řada.
Klikněte na typ dokladu a pak na tlačítko Upravit.
K dispozici máte výběr ze čtyřech přednastavených formátů.
Zvolte číslo, od kterého bude nová číselná řada začínat. Například v případě, že jste si už do systému naimportovali nějaké dříve vystavené faktury, mělo by v políčku být číslo následující po čísle posledního vystaveného dokladu. Doklady, které vystavíte ve Vyfakturuj.cz nebo SimpleShopu, na ně tak budou plynule navazovat.
Pokud začínáte ve Vyfakturuj.cz nebo SimpleShopu číslovat doklady od vyššího čísla (např. v průběhu roku), doporučujeme v číselné řadě vždy použít proměnnou
{yy}nebo{yyyy}pro aktuální rok, aby byly správně odlišeny číselné řady aktuálního a následujícího roku.
Vlastní formát a přidání číselné řady
Podrobnosti k možnostem úpravy formátu číselné řady pomocí proměnných a přidávání dalších číselných řad najdete v návodu Vlastní formát a více číselných řad.
Přechod na nový rok
Na začátku kalendářního roku se číselné řady obsahující proměnnou {yy} nebo {yyyy} automaticky přenastaví na nový rok. Faktury s proměnnou obsahující pořadové číslo ({ccc} – {cccccc}) budou v novém roce číslovány opět od začátku, tzn. od čísla 1 (pokud si počáteční číslo řady ručně nenastavíte jinak).
Příklad:
Číselná řada FA{yy}{cccc} skončí 31. 12. 2021 na čísle FA210542.
Další doklad vystavený 1. ledna 2022 bude mít číslo FA220001.
Doklady vystavené na začátku nového roku zpětně, tj. s prosincovým datem, se číslují podle číselné řady odpovídající datumu vystavení. Vystavíte-li tedy v lednu fakturu s datem 28. 12. roku předchozího, zařadí se faktura na konec loňské číselné řady.
Variabilní symbol
Variabilní symbol je u číselných řad generován automaticky. U faktur je VS vytvořen podle čísla faktury (bez písmen). Pro odlišení ostatních typů dokladů systém před číslo dokladu přidává další číslovku:
| Typ dokladu | Číslovka |
| Objednávka | 4 |
| Opravný daňový doklad | 5 |
| Příjmový doklad (k přijaté záloze u neplátce DPH) | 6 |
| Daňový doklad (k přijaté záloze u plátce DPH) | 6 |
| Zálohová faktura | 7 |
| Proforma faktura | 9 |
| Výzva k platbě | 8 |
U dokladů, které navazují na předchozí (již vystavený) doklad, se VS přenáší z původního dokladu. Např. na faktuře a z ní vystaveném opravném dokladu bude VS stejný. Stejně tak na zálohové faktuře a z ní vystaveném daňovém (u neplátců DPH příjmovém) dokladu.
U nákladů se VS negeneruje automaticky, ale můžete si ho ručně doplnit podle původního dokladu, který do systému zadáváte.
Mezera v číselné řadě
Při smazání posledního dokladu v číselné řadě systém automaticky nahradí jeho číslo dalším dokladem. Nevznikne tedy mezera.
Mezera vznikne smazáním nebo změnou číselné řady dokladu, který se nachází uprostřed řady vystavených faktur. To obvykle z účetního hlediska není vhodné, proto doporučujeme obrátit se na účetní(ho), která(ý) vám poradí nejvhodnější postup.
